č. 645/2004 Sb., Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
VYHLÁŠKA
ze dne 13. prosince 2004,
kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, (dále jen „zákon”) k provedení § 19, § 20 odst. 5, § 24 odst. 3, § 31 odst. 2, § 36, § 40 odst. 4, § 56 odst. 4 a § 61 odst. 9 zákona:
§ 1
Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví
(1)
Základní, druhotná a ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede v písemné formě.
(2)
Písemná forma vedení evidence podle odstavce 1 zahrnuje vedení evidence
a)
v listinné podobě, nebo
b)
v digitální podobě prostředky výpočetní techniky s možností uchování a přenosu záznamů na technických nosičích dat (dále jen „v digitální podobě”).
(3)
Základní evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v listinné podobě. Může být vedena i v digitální podobě.
(4)
Ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v digitální podobě.
(5)
Základní evidence se aktualizuje průběžně, není-li dále stanoveno jinak. Druhotná evidence a ústřední evidence se aktualizují jednou ročně podle termínů uvedených v § 9.
(6)
Základní evidence archiválií uložených mimo muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy (dále jen „kulturně vědecké instituce”) a archivy se aktualizuje jednou ročně do 31. ledna následujícího roku.
§ 2
Změny v evidenci Národního archivního dědictví při přemístění archiválií
(1)
Žádost o udělení výjimky podle § 82 odst. 1 zákona obsahuje pro potřeby aktualizace ústřední evidence stejnopisy evidenčních listů Národního archivního dědictví (dále jen „evidenční listy”), na kterých jsou evidovány delimitované archiválie.
(2)
Archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem trvalého uložení (dále jen „delimitace”), vezme archiv nebo kulturně vědecké instituce, do které se archiválie delimitují, do základní evidence a archiv nebo kulturně vědecké instituce, kde byly archiválie do doby delimitace uloženy, je ze základní evidence vyřadí.
(3)
Pokud jsou delimitované archiválie vedeny v druhotné evidenci, oznámí pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie tuto skutečnost Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci jsou archiválie vedeny.
(4)
Pokud vedení druhotné evidence delimitovaných archiválií přechází na jiný archiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv, který je v druhotné evidenci vedl, archivu, do jehož působnosti vedení druhotné evidence přechází.
(5)
Pokud při delimitaci nejde o výjimku udělenou podle § 82 odst. 1 zákona, archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie oznámí pro potřeby aktualizace ústřední evidence delimitaci ministerstvu.
§ 3
Evidence přírůstků a úbytků…
